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你要珍惜最簡單而有效的時間管理法

時間: 2017-06-05 11:47:58 來源:93招聘 作者:93招聘 

全球時間管理術第一人里奧·巴伯塔在新書《少做一點不會死》中分享了幾個簡單的幾個技巧,可以讓你用最簡化的方式去高效地管理自己的時間。靈活安排日程,每日決定當天優先做的3件事,關注高產出比的任務,批量處理一些事情。

 你要珍惜最簡單而有效的時間管理法

世界上有一些人非常有條理,他們會把每一分鐘都安排好,嚴格按照計劃辦事。另一些人則和我們一樣,雖然也會做計劃,但做事不一定會按計劃來。

當然,世事變幻莫測,我們必須隨機應變。對那些工作變數較大的人來說,時間管理不能是死板僵化、不知變通 的。要想簡化時間管理,就必須避免太僵化或太復雜的日程安排。

 

靈活的日程安排 掌控你的生活

有些人每天的時間都被卡得死死的,希望日程安排能靈活一些。我對他們的建議是,盡可能簡化時間管理,與其讓日程安排掌控你的生活,不如學會活在當下。

具體要怎么做呢?首先,不要安排預約。有些人可能會大吃一驚,但這可不是什么新點子,而且對大多數人都適用。如果有人想提前預約,告訴他你不接受預約,讓他在想見你的時候提前一點打電話過來,看看你有沒有空。如果你有空,就和他見面。

如果你想多做點正事的話,我建議你把預約減到最少。有些活動是你可以記在日程安排上,但不一定要去參加的。這樣一來,你就可以看見自己還有哪些選項,而不是讓日程安排掌控你的生活。不過,我還是建議不要在日程安排上寫太多東西。

如果不安排日程,你該做些什么呢?弄清任務的優先次序,據此決定你應該做什么事,可以投入多少時間和精力。學會活在當下,每次只專注于一項任務,完全沉浸在工作中。如果你對某項任務毫無熱情,那就找件感興趣的事去做。你對任務越有熱情,投入的精力就會越多,最終結果也就會越好。

完全沉浸在工作中,這種現象叫作忘我。無論是在科學界還是產業界,這種現象最近都受到了極大的關注。人們發現,忘我的狀態能讓人提高效率,感到幸福。從根本上說,忘我就是一種全情投入的精神狀態。當你全身心投入工作時,仿佛周圍的一切都消失了,你會忘掉時間。我們都或多或少有過這樣的經歷,但關鍵是如何有意識地進入這種狀態。

 

進入忘我狀態的方法如下:

1.選擇你熱愛的工作。如果你對某件事毫無興趣,就不可能做到忘我。

2.選擇有挑戰性的任務,但也別太難。如果任務太難,你會很難沉浸其中;如果任務太容易,你則會覺得無聊。

3.排除雜念。盡量不去想別的事,集中精力完成手頭的任務。排除所有干擾因素,比如電話、電子郵件通知、即時消息、辦公桌或電腦桌面上的雜物。

4.沉浸在工作中。一旦開始工作,就一門心思撲在上面,把其他東西統統忘掉,讓周圍的世界慢慢消失,充滿激情地工作,享受其中的樂趣。請注意,你可能會忘記時間,耽誤下一個預約。這就是為什么我建議你不要安排太多的預約。

 

每天早上決定當天任務 弄清優先次序

如果你的日程安排很靈活,你怎么知道某一時刻該做什么事?

答案就是,弄清任務的優先次序。簡單來說,你每天早上第一件事就是決定當天要做什么任務。

列一份簡短清單,寫下你最想完成的三件事,也就是你的三項頭等要務。你可以再列一份清單,寫下你想批量處理的小任務(留到當天晚些時候再做)。當然,你當天應該重點關注寫著三項頭等要務的清單,讓這份清單,而不是日程安排,掌控你一天的生 活。

弄清優先次序之后,接下來最關鍵的就是專注。我強烈建議你一次只專注于一件事。為了完成清單上的三項頭等要務,你需要依次把全部精力投入每一項任務,做完一項再做下一項。對于喜歡同時處理多項任務的人來說,這是一個巨大的改變。這么做不但更有效率,也更輕松。

如果你喜歡在多項任務之間來回切換,可能得花一點時間才能習慣一次只做一項任務。不過沒關系,如果你發現自己分心了,只需要把思緒拉回手頭的工作就行。堅持下去,你很快就能輕松地解決頭等要務了。

做手頭的工作時,你可能會想到接下來要做的事,可能會有同事來請你幫忙,也可能腦子里會蹦出新點子。千萬不要讓這些想法和請求掌控你的生活。你可以把中途插進來的任務或想法記下來,等到晚些時候再處理,而不是當時就切換思維。寫在紙上、筆記本上或電腦文檔里(具體看你把三項頭等要務寫在了什么地方),然后繼續做手頭的工作。完成手頭的工作后,再去翻一翻任務清單,看看你接下來該做什么。

 

刪減任務 只關注投入產出比高的任務

你的任務越少,就越不需要費神安排先后次序。如果只關注投入產出比最高的任務,你就會更輕松,也更高效。你只需要用到最簡單的工具,壓力自然會減少,這就是成功的關鍵。

其實,任務管理和其他組織管理沒什么不同,在做安排之前先刪減任務。如果你眼前只有三件任務,而不是二十件任務,就根本不需要去安排。從時間管理的角度來看,你應該把需要做的事減到最少。你可以刪除任務,轉交他人,也可以努力拖延或拒絕接手。如果你始終專注于簡化、減少和刪除,專注于最重要的東西,剩下來的事情就很簡單了。

 

批量處理任務

除了三項頭等要務,你每天還有一些小任務需要完成。關鍵在于:

1.小任務的優先級不能高于頭等要務;

2.盡可能地批量搞定,節省時間。電腦程序員稱這一招為批量處理,也就是把相似的任務攢起來,一口氣搞定。

這么做能省下在任務之間切換的時間,避免一會兒做重要任務,一下子打電話、發郵件、開項目會議,一會兒又去打電話。你只需要先把重要的任務做完,然后一口氣把電話打完,再一口氣把郵件發完。減少切換,就減少了復雜性、節省了時間、簡化了日程安排。

把這種批量任務寫在待辦事項清單上,就寫在三項頭等要務下方。你可以給這種任務分分類(比如電話、電子郵件等),也可以只列一份批量任務清單。我強烈建議你晚些時候再處理這些任務,而不是每天一大早就做。一天之計在于晨,把早晨最好的時光留給頭等要務,先把它們做完,然后再集中精力,盡量一口氣搞定其他任務。

什么樣的任務適合批量處理?建議如下:

打電話。不要整天都忙著打電話,把需要打的電話列出來,然后一口氣打完。我通常會留出三十分鐘打電話,但你的需求可能和我不一樣。你也可以只在固定的時間接電話,把其他時間打來的電話都轉到語音信箱。這能讓你集中精力完成重要的任務,而不是時不時被別人的電話打斷。

查郵件。對大多數人來說,這都是個大問題。電子郵件已經變得越來越重要,一不小心就可能掌控我們的生活(我會在下一章具體討論這個問題)。簡單來說,你只需在每天固定的時間查郵件,就能實現批量處理。我建議每天查兩次,比如上午十點和下午四點。如果你覺得其他時間更合適,也沒問題。千萬不要每天早上第一件事就是查郵件,不然你就可能被電子郵件纏住,無法完成重要任務。

外出辦事。把需要走出家門或辦公室才能做的事一口氣搞定。你可以把它們留到一天快結束的時候再做,或把某一天定為外出辦事日。

文書工作?,F在,文書工作已經不多了(已經進入了無紙化辦公),但大多數上班族都沒我這么幸運。如果你有很多文書工作需要處理、填寫或審查,那就一口氣把它們做完,而不是把一整天的時間都花在上面。

清理收件箱。和查收電子郵件一樣,每天清理一兩次,瀏覽一下收件箱里的文件,判斷每份文件需要你做什么事。如果一有文件進入收件箱,你就急急忙忙去處理,那你肯定會被日程掌控,而不是你去掌控日程。在固定時間清理收件箱,一口氣把它清 空。

開會。你可能無法控制開會的時間,但如果可能的話,我建議你找個時間一口氣把會開完,給每次會議制定明確的目標和時限。批量開會能給你留出大塊的時間,讓你有空去做最重要的工作。如果可能的話,盡量避免把所有的事放在同一個會里開,因為那通常是浪費時間。

瀏覽網站。如果你像我一樣,需要定期瀏覽某些網站,那么,與其讓它們干擾你完成重要任務,還不如選個時間一口氣看完。

做研究。有些工作需要你做研究或閱讀材料,為寫作做準備。如果可能的話,把這些事一口氣做完。

做維護。在工作中,有些小任務是我們必須做的。像我這樣的博主,每天都要查看讀者留言、調整廣告系統、修改網頁代碼,別的工作也有不同的維護任務。這些瑣事雖然不重要,但不做又不行。如果可能的話,留到一天快結束的時候再做。

 

時間管理的簡單工具

如果時間管理的工具太多、太繁雜,時間管理本身也會變復雜。如果你能遵循上述簡化時間管理原則,你就不需要用太多的工具。

你可以使用下面這些簡單的工具:

日歷。建議盡可能保持精簡,不要用昂貴的備忘記事簿,也不要用復雜的電腦程序。如果你有幾個預約,不妨就記在墻頭的掛歷上。只要掛歷上有方格,能記下每天的一兩個預約或活動就行。如果還有其他需要標出的事情,比如孩子的足球賽或家長會,你也可以試試在線日歷,幫你記住重要的 事。

紙質筆記本或文本文件。建議你準備一本簡單的袖珍筆記本,把所有想到的事都記在上面。你可以寫下自己的頭等要務,寫下當天需要批量處理的小任務,寫下你的唯一目標。如果你只有這一個工具,就不需要花太多心思。如果你更喜歡記在電腦上,我建議只用最簡單的文本文件。比如:我創建了一個名為待辦事項的文本文件,每當需要記下任務或想法的時候,我就會打開它。文件頂上是我當天的頭等要務,下面是需要批量處理的小任務,再下面是我突然想到的一些事。這份文件我一天清理一次。



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